“真是太感謝你們了,，幫我找到了2012年契稅完稅憑證稅務(wù)存聯(lián)，解決了辦理不動(dòng)產(chǎn)證的大難題,。”近日,，家住花樣年華小區(qū)的劉燕女士對(duì)許昌市鄢陵縣稅務(wù)局表達(dá)了感謝，這是該局強(qiáng)化檔案電子化規(guī)范化管理,，提高檔案開(kāi)發(fā)利用水平,，惠民利企的一個(gè)縮影。
為進(jìn)一步提高征管檔案的使用效率和利用效益,，去年以來(lái),，鄢陵縣稅務(wù)局大力推進(jìn)以規(guī)范化、電子化為核心檔案管理工作機(jī)制,，健全組織管理,，加強(qiáng)分類整理，強(qiáng)化硬件管理,，規(guī)范日常管理,， 創(chuàng)新服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)了檔案利用與辦稅服務(wù)的高效運(yùn)轉(zhuǎn),，有力推動(dòng)了鄢陵稅收事業(yè)提能增效,。
健全組織管理,，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。為統(tǒng)一規(guī)范,、有效保護(hù)和充分利用稅收征管檔案,，該局成立了檔案規(guī)范化、電子化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,，多次組織召開(kāi)征管檔案規(guī)范化、電子化管理工作專題會(huì)議,，研究征管檔案規(guī)范化,、電子化管理工作，征集相關(guān)股室和分局對(duì)現(xiàn)行征管規(guī)范化,、電子化資料管理工作的意見(jiàn)建議,，研究制定征管檔案規(guī)范化、電子化管理辦法,。同時(shí)成立檔案規(guī)范化,、電子化管理工作小組，安排專職檔案管理人員及兼職管理人員,，嚴(yán)格按照“誰(shuí)辦理誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則,，為征管檔案規(guī)范化、電子化建設(shè)提供有力保障,。
加強(qiáng)分類整理,，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化。堅(jiān)持安全,、保密,、精準(zhǔn)、規(guī)范的原則,，清理稅務(wù)機(jī)構(gòu)合并以前和以后的各類文書(shū)檔案,、會(huì)計(jì)檔案、征管檔案,，并按照電子檔案系統(tǒng)具體操作流程規(guī)范,，結(jié)合稅收征管業(yè)務(wù)“真實(shí)、準(zhǔn)確,、規(guī)范”要求,，科學(xué)分類、整理,、編號(hào),、裝訂、入庫(kù),，做到整齊規(guī)范,、排列有序,、查找方便。同時(shí),，利用電子掃描儀,、高拍儀等工具進(jìn)行電子檔案歸檔，按照檔號(hào)編制,，形成一案一卷,、一卷一號(hào)的電子目錄，確保征管基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性和完整性,，把“死檔案”變成“活信息”,，讓檔案作用得到進(jìn)一步有效發(fā)揮。
強(qiáng)化硬件管理,，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全化,。建立規(guī)范化的專用檔案室，配備檔案管理計(jì)算機(jī),、空調(diào),、溫濕度計(jì)、消防器材,、除濕機(jī),、吸塵器、干燥劑,、殺蟲(chóng)劑,、監(jiān)控系統(tǒng)等必備設(shè)備用品，各類檔案設(shè)施齊全,、完備,、好用，確保檔案室消防,、報(bào)警,、電路、管道等符合相關(guān)規(guī)定,，做到防火,、防盜、防水,、防 爆,；制定救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)保密及檔案管理制度規(guī)定,，加強(qiáng)日常管理,，定期排查安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，杜絕檔案安全事故,，確保檔案實(shí)體和信息的絕對(duì)安全,。
規(guī)范日常管理,，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。建立檔案管理檢查機(jī)制,，不定期對(duì)移交的各類檔案及歸檔情況進(jìn)行檢查,，將檔案管理納入組織績(jī)效考評(píng)，對(duì)各類檔案的采集,、整理,、移交、保管,、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)與各股室和各稅務(wù)分局職責(zé)予以明確,，確保檔案從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從移交利用到查詢保管有章可循,。
創(chuàng)新服務(wù)方式，提升檔案開(kāi)發(fā)利用便利化,。為彰顯檔案管理增值利用成效,，該局建立了檔案的歸檔文件目錄、案卷目錄等檢索工具和查閱審批日記,、利用效果記錄等制度,，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索，規(guī)范查閱行為,，提高查閱效率,，并組織、指導(dǎo)檔案管理人員編撰實(shí)用的人事檔和征管檔案信息,，讓檔案資料“活”起來(lái),，主動(dòng)服務(wù)機(jī)關(guān)和基層以及全縣納稅人、繳費(fèi)人,。目前,，該局文書(shū)檔案共整理12306件，數(shù)字化掃描17631頁(yè),。其中,，稅收業(yè)務(wù)檔案資料5166卷，會(huì)計(jì)檔案689卷,，實(shí)物檔案162件,，聲像檔案中照片檔案230張(盤)，并按檔案規(guī)范要求全部制作了全文數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù),。僅2023年1至5月,，就有32家企業(yè)財(cái)務(wù)人員和26名契稅納稅人通過(guò)該局檔案查詢第一時(shí)間解決了因征管資料遺失導(dǎo)致辦事卡殼的問(wèn)題。